Hvorfor bør virksomhetsarkitekter bruke Funksjonsbaserte K-koder?

Behovet for håndtering av dokumentasjon eksploderte i USA under andre verdenskrig, og som leder og USAs arkivar stod professor Theodore R. Schellenberg overfor en enorm utfordring i en urolig tid.

Prinsippet om å respektere opphavet til dokumentasjonen ved å samle dokumentasjon fra samme kilde er et viktig arkivfaglig prinsipp, etablert i eldre teori og metode fra Europa. Disse teoriene og metodene passet ikke inn i Schellenbergs virkelighet. Virksomheter kom og gikk i et rasende tempo, så opphavet til dokumentasjonen sluttet å eksistere. Hvordan etterleve prinsippet når opphavet ikke finnes lenger (Schellenberg, 2003, s. xvii–xix)? Schellenberg falt ned på at han kunne gruppere dokumentasjonen etter oppgaven som et ansvar, uavhengig av endringer i hvor ansvaret for oppgaven ble plassert, hvem som utførte den, eller hvordan den ble utført (Schellenberg, 2003, s. 53–62).

K-koder gir kommunene og fylkeskommunene et
felles språk for å forstå og ta ansvar for oppgaven.

Hans banebrytende verk Modern Archives fra 1956 viser hvor framsynt han var – en ekte pioner innen arkivvitenskap. For nesten 70 år siden skrev han om prinsipper som vi først i dag fullt ut gjennomfører i offentlige arkiver. Hans arbeid var ikke bare nyskapende; det la grunnlaget for funksjonsbasert klassifikasjon og en metodikk som er avgjørende for virksomhetsarkitektur.

Det Schellenberg forsto, som er så verdifullt for digital transformasjon, er at en lovpålagt oppgave er et normativt ansvar – evnen til å utføre oppgaven skal finnes, en funksjon for oppgaven skal etableres, en kapabilitet. Oppgaven som et ansvar finnes, uavhengig av og før ansvarsfordelingen og utførelsen av oppgaven. Når oppgaven utføres i ulike prosesser, så fører det til dokumentasjon. Ved å ordne dokumentasjonen etter oppgaven som et ansvar fikk Schellenberg stabilitet i en omskiftelig verden. Han kalte dette funksjonsbasert klassifikasjon. Vi kan kalle det oppgavebasert klassifikasjon.

Dette forandrer alt for virksomhetsarkitekturen i kommunal sektor med sine 357 kommuner og 15 fylkeskommuner, for klassifikasjonen blir en felles, etterlengtet, og helt nødvendig planskisse over hvordan en kommune er bygget opp av de oppgavene de er pålagt å gjøre.

Planskissen, som inntil nylig ikke fantes for kommunal sektor, er nå kommet i form av funksjonsbaserte K-koder. Funksjonsbaserte K-koder ivaretar oppgaven gjennom dens livssyklus.

For virksomhetsarkitekter som benytter rammeverk som TOGAF, ArchiMate, Archi og Ardoq, vil funksjonsbaserte K-koder forenkle samarbeidet med fagavdelingene og knytte arkitekturen tettere til konkrete oppgaver. 

Her vil vi illustrere dette i fire punkter:

1. K-koder som et speil på virksomheten.
2. Forenkler modellering og gjenbruk i EA-verktøy.
3. Støtter helhetlig digital transformasjon.
4. Et eksempel – konkrete K-koder for plan- og byggesak

La oss se nærmere på hvert punkt.

1. K-koder er et speil på virksomheten

K-kodene er organisert i hovedfunksjoner, funksjonsområder, funksjoner og aktiviteter, der hvert nivå gir gradvis dypere innsikt i hva kommunen faktisk skal gjøre:

• Hovedfunksjon (K, L, S): Overordnede områder som kjernefunksjoner (K), ledelsesfunksjoner (L) og støttefunksjoner (S).
• Funksjonsområde (f.eks. K 01, K 02 …): Et delområde innenfor hovedfunksjonen, som «Plan- og byggesak» (K 01).
• Funksjon (f.eks. K 01 E): En mer spesifikk oppgave innenfor funksjonsområdet, som «Byggesak».
• Aktivitet (f.eks. K 01 E 12): Det konkrete arbeidet som skal gjøres, for eksempel «Søknad om tillatelse i ett trinn».

På aktivitetsnivå beskrives oppgavene, hjemmelsgrunnlag (lov, forskrift), rapporteringskrav og hvilket forvaltningsnivå (kommune, fylke, stat) som er ansvarlig – eller om ansvaret deles.

_{Figur 1 - oppgaven som et ansvar - en evne kommunal sektor skal ha, en kapabilitet, brutt ned til et kapabilitetshierarki med en unik kode for hver oppgave. Utførelsen av oppgaven vil føre til dokumentasjon. Funksjonsbaserte K-koder kobler digital transformasjon med informasjons- og dokumentasjonsforvaltning og gir alle en felles begrepskatalog.}

Uttrekk fra webløsningen for Funksjonsbaserte K-koder:

_{Figur 2 - Funksjonsbaserte K-koder - alle kommunale oppgaver og hva som hjemler dem som et enkelt oppslagsverk presentert via web-løsning eller API for integrasjon med andre systemer, som EA-verktøy, kvalitetssystemer, fagsystemer og sak og arkiv.}

Hvorfor hjelper det virksomhetsarkitekter:

• Ved å bruke felles K-koder og legge inn oppgavetreet over oppgavene som et ansvar, får virksomhetsarkitekter et oppdatert, normativt kapabilitetstre. Kapabiliteter er del av det strategiske laget i Archimate-standarden for modellering av virksomhetsarkitektur etter TOGAF-standarden.
• Med denne strukturen kan EA-verktøy – som Ardoq, Archi osv. – speile oppgaver og ansvarsfordeling på et detaljnivå som gjenspeiler den faktiske praksisen i forvaltningen.
  
  

_{Figur 3 - Funksjonsbaserte K-koder importert som kapabilitetshierarki til strategilaget i virksomhetsarkitektur-verktøyet Archi i henhold til TOGAF- og Archimate-standarden.}

2. Forenkler modellering og gjenbruk i EA-verktøy

K-kodene er utviklet for å være en konsistent «navngivning» av hva kommunen faktisk skal gjøre, uavhengig av hvem som gjør det. Dette passer godt inn i hvordan EA-rammeverk beskriver kapabiliteter, forretningsfunksjoner og tjenester:

• TOGAF: Man kan koble K-kodene til Kapabilitet for å sikre en felles referanse på tvers av funksjon, prosesser, data og applikasjoner.
• Archimate: Når du modellerer etter Archimate-standarden, kan du bruke K-kodene fra Kapabilitet i strategilaget og knytte den til forretningslagets forretningsfunksjon og -tjenester, og til applikasjonslaget og infrastrukturlaget. Det gjør det klart hvilke kommunale funksjoner en gitt tjeneste eller prosess støtter.
• Archi/Ardoq: Både i Archi og i Ardoq kan du tagge prosesser, systemer og informasjonsobjekter med K-kode. Dette gir mulighet for å filtrere og se alt som hører til f.eks. «Byggesak» (K 01 E) på tvers av organisasjonen.

Hvorfor hjelper det virksomhetsarkitekter:

• Det blir enklere å finne ut hvilke IT-systemer, dataflyter og prosesser som berører den enkelte oppgave som et ansvar, og dermed ta riktigere beslutninger for videre digitalisering og endringer.
  

3. Støtter helhetlig digital transformasjon

En viktig del av digital transformasjon er at oppgavene – ikke bare organisasjonskartet – står i sentrum. K-kodene egner seg godt for å lage en oppgaveorientert arkitektur der hver kommunal funksjon blir beskrevet likt uansett hvilken enhet som utfører den.

• Felles referanseramme: Når nye tjenester eller systemer skal utvikles, kan du enkelt knytte dem opp mot K-koden for den oppgaven de skal støtte.
• Dokumentasjonsforvaltning: All dokumentasjon knyttes til oppgaven (og tilhørende aktivitet). Det sikrer bedre sporing av gjeldende regelverk og rapporteringskrav.
• Endringshåndtering: Ved omorganisering kan ansvar flyttes, men oppgavekodene eller funksjonskodene består. Da unngår man å «miste» dokumentasjon eller skape forvirring i arkitekturen.

Hvorfor det hjelper virksomhetsarkitekter:

• Du får en arkitektur som gjenspeiler reelle behov og lovkrav, og som tåler omorganisering.

4. Konkrete K-koder for plan- og byggesak

For å illustrere konkret hvordan K-koder kan brukes til å modellere forbindelsen mellom oppgaven som et ansvar, som en kapabilitet, kan vi bryte ned oppgaven plan- og byggesak:

• K 01 (Plan- og byggesak) er funksjonsområdet for all overordnet planlegging og byggesaksbehandling.
• K 01 E (Byggesak) beskriver alt fra styring, koordinering, informasjon, tilsyn og veiledning av byggesaker.
• K 01 E 12 (Søknad om tillatelse i ett trinn) viser nøyaktig hvilken aktivitet det dreier seg om og hva slags dokumentasjon og lovhenvisning som er relevant.

Hvorfor det hjelper virksomhetsarkitekter:

• Du kan modellere en prosessflyt for «Søknad om tillatelse i ett trinn» i Ardoq eller ArchiMate, tagge det som oppgaven «K 01 E 12», og vite at alle parter i kommunen forstår hva det innebærer.
  

"... And if they are further classified by function,
if substantive is separated from the facilitative,
the policy from the operational, and, generally,
the important from the unimportant - then the
method of classification provides the basis for
preserving or destroying records selectively
after they have served the purpose of
current business."
Schellenberg, 1956

Oppsummering

Ved å ta i bruk funksjonsbaserte K-koder i kommunal virksomhetsarkitektur forener man digital transformasjon, informasjonsforvaltning og dokumentasjonsforvaltning. K-kodene gir en entydig og varig beskrivelse av kommunens oppgaver, dens funksjoner og aktiviteter, noe som gjør det lettere for virksomhetsarkitekter å lage oversiktlige, gjenbrukbare og robuste løsninger i verktøy som TOGAF, ArchiMate, Archi og Ardoq. K-koder ivaretar oppgaven i dens livssyklus. Dermed kan man styre både IT-systemer og organisasjonens prosesser etter hva kommunen faktisk skal gjøre – ikke bare hvordan den til enhver tid er organisert.

Litteratur

  Jones, H. G. (2003). Introduction to the 2003 reissue. I T. R. Schellenberg, Modern Archives: Principles & Techniques (s. xi–xiii). Society of American Archivists.

  Schellenberg, T. R. (2003). Preface. I Modern Archives: Principles & Techniques (s. xvii–xix). Society of American Archivists.

  Schellenberg, T. R. (2003). Classification principles. I Modern Archives: Principles & Techniques (s. 53–62). Society of American Archivists.