Hvorfor bør kommuner velge funksjonsbasert klassifikasjon?
Riktig dokumenthåndtering og arkivdanning er avgjørende for kommunenes evne til å levere tjenester og oppfylle lovpålagte krav. I dagens digitale samfunn, hvor informasjonsflyten øker i kompleksitet, er det viktigere enn noen gang å velge en metode som klarer å forvalte hele bredden av informasjon og dokumentasjon, og som forener arkivfunksjonen med resten av organisasjonen. Funksjonsbasert klassifikasjon, med bruk av KF Oppgavekoder, representerer en fremtidsrettet tilnærming til arkivering.
Hva er funksjonsbasert klassifikasjon?
Funksjonsbasert klassifikasjon innebærer å organisere dokumentasjon basert på kommunens eller virksomhetens aktiviteter, oppgaver og funksjoner, i stedet for tradisjonelle saker og dokumenter. Denne metoden reflekterer hvordan arbeidet utføres, og legger grunnlaget for mer logisk og effektiv dokumenthåndtering.
Å lagre dokumentasjon basert på aktiviteter gir en mulighet for mangfoldet av fagsystemer å utveksle informasjon. Funksjonsbasert klassifikasjon er et felles språk som gjør at systemene forstår hvilken informasjon vi søker.
Det første en virksomhet vanligvis må gjøre, er å lage en funksjonsanalyse. Det vil si å kartlegge alle ansvarsområdene, funksjonene, oppgavene og de faktiske handlingene i virksomheten. Deretter skal alt dette settes i system og gis en unik kode. Når systemet er satt opp, skal det brukes til å arkivere, gjenfinne, gruppere og analysere informasjon, basert på handlingen som er blitt gjort, ikke på saken eller dokumentet.
KF Oppgavekoder er en funksjonsbasert klassifikasjon for kommuner og fylkeskommuner, hvor funksjonsanalysen og systembyggingen allerede er gjort. Premisset for oppbyggingen er: Hvilke ansvarsområder, funksjoner og oppgaver har kommunesektoren? Alt skal kartlegges og alt skal så settes i et system som skal kunne brukes som et felles språk og som en komplett klassifikasjon.
Med andre ord, KF Opgavekoder gir deg felles begreper som du kan bruke i egne digitale løsninger i din kommune.
Stephanie Løvenskiold, Redaktør i KF
I tillegg til å være arkivnøkler, er KF Oppgavekoder et språklig og organisatorisk rammeverk for å:
- bygge datamodeller
- bygge virksomhetsarkitektur
- beskrive prosesser
- beskrive tjenester
- beskrive kommunen
- dele data mellom fagsystemer
Hvorfor er det viktig med et felles språk?
1. Det støtter datadeling: Når informasjon ikke lenger er et dokument, men en fragmentert kode, og vi skal hente ut og dele den koden med kartverket eller skatteetaten, da trenger både avsender og mottaker å bruke samme merkelapp, eller samme språk.
2. Kravene til internkontroll, sikkerhet og tjenesteutvikling øker. For å jobbe systematisk med dette, trenger organisasjonen et felles tjenestekart som svarer ut hva som er de lovpålagte oppgavene og hvilke ressurser de krever.
3. Det støtter virksomhetsarkitektur: Et felles språk som er maskinlesbart og som setter hele virksomheten i en struktur, kan brukes til å beskrive prosesser, tjenester og datamodeller.
Funksjonsbasert klassifikasjon for arkivene
Mens de som har digitaliseringsansvar eller sitter tett på informasjonsforvaltning enkelt kan begynne å bruke klassifikasjonen med det samme, må arkivene kanskje endre vaner og tankesett.
- Tradisjonelle arkivkoder har vært nødvendige for å gjenfinne dokumenter og saksmapper. Med elektroniske arkiver og mange søkemuligheter er ikke det lenger et behov en arkivkode trenger å oppfylle. Gjenfinning gjøres ved enkle søk og ved å bruke objektkoder, som fødselsnummer, navn og organisasjonsnummer.
- Arkivkodene kan i stedet brukes til å gruppere like handlinger. Og dette kan gjøres i det handlingen skjer, direkte i fagsystemet der dokumentasjonen oppstår, det vil si intern arkivering.
- Arkivet får en utvidet rolle ved å ta ansvar for dokumentasjonen fra den oppstår til den kommer til arkivet.
Konklusjon
For kommunale arkiver er funksjonsbasert klassifikasjon ikke bare en anbefalt metode, men også en investering i bedre dokumenthåndtering, økt effektivitet og fremtidssikring. Ved å innføre KF Oppgavekoder, sikrer kommunene at deres dokumentasjon oppfyller lovkrav, støtter datadeling og gjør informasjon tilgjengelig for alle som trenger den. Det er på tide å oppdatere arkivpraksisen for å møte morgendagens utfordringer.
