K-koder
K-koder klassifiserer handlinger og arbeidsprosesser i kommunal sektor og er en felles begrepskatalog for informasjonsforvaltningen og arkivet.
K-koder finnes i to versjoner: emnebaserte K-koder og funksjonsbaserte K-koder.
Funksjonsbaserte
K-koder
En klassifikasjon lager grupper eller klasser av ting som hører sammen og setter det i et hierarkisk system. Mange klassifikasjoner grupperer objekter, som blomster eller dyr. I arkivet klassifiseres dokumenter og saker. Funksjonsbasert klassifikasjon grupperer handlinger. I stedet for å gruppere dokumenter, grupperes det vi gjør: først virksomhetens mål og hovedfunksjoner, deretter alle arbeidsprosessene som gjøres.
Kort fortalt om K-koder
Funksjonsbaserte K-koder skiller ut det som er felles for all kommunal virksomhet og setter ord på arbeidsprosessene. Klassifikasjonen fungerer som et felles språk, en standard. Som en standard kan K-kodene brukes alle steder der dokumentasjon blir laget, i alle kommuner og i hele kommunen, i fagsystemene, styringssystemene, Sharepoint og arkivet.
Webinaret om funksjonsbaserte K-koder i dag var både interessant og svært viktig. Jeg arbeider daglig med K-koder, og dette temaet er avgjørende for vårt arbeid i Vardø kommune. Det er spesielt verdifullt å få innsikt i årlige lovendringer, noe som understreker viktigheten av arbeidet dere gjør.
Henrik Wagner Størkersen, leder, Vardø kommune
Hvordan bruke K-koder?
- For arkivet: Funksjonsbaserte K-koder kan brukes som primær arkivnøkkel.
- For informasjonsforvaltere og virksomhetsarkitekter: K-kodene brukes som felles begrepskatalog for å kartlegge og navngi arbeid som gjøres i IT-systemene.
- For saksbehandlere: K-kodene brukes til å klassifisere handlinger fra starten av prosessen, før den kommer til arkivet.
- For ledelsen og revisjonen: K-koder brukes til å hente ut grupper av handlinger for å analysere, sammenligne eller kontrollere.
Funksjonsbaserte K-koder leveres både som et brukervennlig oppslagsverk hvor du med noen få klikk kan se hvordan kommuner ser ut og hva de driver med. I tillegg får du K-kodene levert som et API til integrasjon i arkivsystemene og fagsystemene.
Hvem er våre kunder, og hva bruker de K-koder til?
Fra å være et klassifiseringssystem for arkivet har K-koder utviklet seg til å bli en felles taksonomi for all informasjonsforvaltning, og den biten av puslespillet/økosystemet som evner å forene og gruppere virksomhetens informasjon.
Kommuner vi er i kontakt med, har uttrykt flere behov som K-koder nå dekker, blant annet:
- Jobber du med sikkerhet og personvern, kan K-kodene brukes for å hente ut alle aktiviteter som er koblet mot et spesielt regelverk, for eksempel GDPR.
- Jobber du med kvalitet i tjenestene, kan K-kodene brukes for å hente ut og gruppere informasjon fra mange forskjellige fagsystemer, for eksempel dokumentasjon om tilsyn eller klagebehandling.
- Er du tjenesteansvarlig, kan K-koder brukes som et styringsverktøy som gir oversikt over oppgavene og ressurskrav til tjenesten.
- Jobber du med informasjonsforvaltning eller i arkivet, er K-kodene et felles klassifiseringsverktøy som ivaretar intern arkivering.
Emnebaserte K-koder
De emnebaserte K-kodene er kommunenes arkivnøkkel og er klassikeren som har blitt brukt i flere tiår av kommunale arkiver.
Emnebaserte K-koder leveres med både bokmål og nynorsk, som papirutgaver - hovednøkkel og kursutgave - og som digital utgave i kommunenes sak-/arkivssystem.
